Il gestionale ideato per le esigenze delle associazioni è uno strumento ormai essenziale per tutti gli enti senza scopo di lucro: da quelli culturali, fino a quelli sportivi oppure culturali.
Il gestionale per l’associazione si rivela estremamente utile – ad esempio – per mantenere tutti i dati in un unico spazio, ma anche per tenere la giusta contabilità, che si abbia o meno una Partita IVA allegata alla propria no-profit.
La scelta di un software gestionale per poter soddisfare le esigenze delle associazioni deve essere effettuata in modo particolarmente oculato, perché è necessario dotarsi di uno strumento affidabile e idoneo, che consenta di avere ogni cosa sotto controllo e non commettere errori, specie in ambito contabile. Un aspetto particolarmente importante, perché le associazioni devono dimostrare tutte le entrate e le uscite con i bilanci corretti, altrimenti si potrebbe incorrere in una multa.
Ma vediamo in questa guida quali sono le caratteristiche principali da costatare per scegliere il migliore tra i vari software gestionali per associazioni disponibili oggi in commercio.
Software di gestione per le associazioni: le caratteristiche da valutare
Il software di gestione ideale deve essere studiato innanzitutto appositamente per le associazioni. Solo in questo modo si avranno nell’immediato tutti gli strumenti necessari per gestire correttamente l’attività, sia sotto il profilo associazionistico, sia dal punto di vista dell’eventuale commercio di beni o servizi legati all’associazione.
Vediamo le principali caratteristiche da valutare.
Un software sicuro per i dati dei soci e dell’associazione
Quando si sceglie un software di gestione bisogna fare attenzione in primo piano alla sicurezza. La gestione di un’associazione prevede l’impiego di vari dati personali, sia dei soci sia di coloro che collaborano con la stessa.
Per questo motivo, sarebbe meglio optare per un software che permetta di proteggere correttamente i dati personali e soprattutto offra la possibilità di farlo nel rispetto del regolamento europeo ossia il GDPR e della Legge sulla Privacy.
In tema di sicurezza e accessibilità, le associazioni sono caratterizzate anche dalla presenza di vari soci in qualità di amministratori e di iscritti che hanno bisogno di accedere ai documenti di proprio interesse. Questa necessità dev’essere coniugata al mantenere i documenti al sicuro e anche i dati sensibili dei vari soci.
Per riuscire in ciò, il consiglio è di optare per un software che preveda un servizio in cloud che permette di accedere ovunque ai dati e Libro dei Soci. E che al contempo preveda un alto livello di sicurezza del sistema accessibile in cloud.
Strumenti per la gestione della Partita IVA
Oltre ad avere un software sicuro bisogna avere anche degli strumenti che permettano di gestire la presenza di una Partita IVA. Le associazioni con la Partita IVA hanno bisogno di sistemi che siano dedicati alla gestione commerciale delle no-profit.
Il software deve prevedere una funzione dedicata alla doppia contabilità, suddividendo in modo attento la documentazione delle attività associative di tipo commerciale e istituzione.
Il Libro IVA, se integrato all’interno del software permette l’aggiornamento con la giusta cadenza e offre la possibilità di svolgere la giusta contabilità. In questa rientrano tutte quelle attività che prevedono l’impiego dell’applicazione dell’imposta, il calcolo del saldo dell’IVA che ha bisogno di essere liquidato quando scade l’imposta.
Mediante questi strumenti si potrà gestire al meglio anche la propria attività con la Partita IVA adempiendo alla normativa in vigore in modo semplificato e senza errori.
Un software adattabile a ogni attività associativa
I software per le associazioni hanno bisogno di adattarsi al meglio a qualunque sia l’attività che svolgete. Che abbiate un’associazione per il terzo settore, che opera nel campo del volontariato, oppure nel campo sportivo o culturale, i migliori software possono rispondere al meglio a tutte queste esigenze.
Grazie a un sistema di adattamento ottimale e di personalizzazione delle funzioni si potrà gestire l’attività associativa senza problemi.
Gestione dei soci e degli abbonamenti
Il software che si usa per le associazioni richiede anche attenzione ad altre attività burocratiche come la gestione degli abbonamenti e dei soci con la giusta emissione delle ricevute e mantenendo i dati salvati.
Come prevede la normativa in materia, i tesserati e i soci che corrispondono una quota mensile hanno bisogno di una ricevuta a fronte di un versamento svolto al contempo con l’associazione e deve tenere traccia delle entrate che avvengono nel corso dell’anno.
Per quanto riguarda le associazioni sportive è necessario avere una funzione che preveda anche il rilascio della ricevuta per la gestione degli abbonamenti degli associati. Grazie al giusto software si possono andare a definire gli incassi ripetuti nel corso del tempo automatizzando il lavoro, contabilizzando le entrate in modo veloce e semplice.
Perché scegliere un software per gestire l’associazione?
Perché si deve scegliere un software di gestione? Le attività che si possono fare attraverso il software gestionale è possibile accedere ad una piattaforma che mette sotto controllo ogni aspetto associativo.
Rispetto all’impiego di un supporto cartaceo o di un programma come Excel, i software studiati devono essere: precisi, sicuri, accessibili e con il giusto controllo costante dell’associazione.
Le funzioni previste per i software gestionali all’interno dell’ambiente di lavoro permettono di costatare nel dettaglio ogni documento e dato e di automatizzare anche varie operazioni. Riducendo i tempi per la gestione dell’associazione e permettendoti di fare un lavoro più attento.